Eventos

Alineamiento 1 (virtual) con el seniors Módulo 4:

• El alineamiento con seniors Módulo 4 se deberá realizar 4 días antes del inicio del Módulo 4 (lunes previo).
• Se revisará la vestimenta, el estado de cada uno de los estudiantes y se revisará brevemente el flow.

Instalar entrenador(a) Módulo 4:

• Preparar los viáticos para el(la) entrenador(a) Módulo 4.
• Coordinar transporte Aeropuerto hotel – hotel aeropuerto.
• Re confirmar habitación y desayunos.

Alistar baúl del Módulo 4:

• Buscar el documento Resumen de flow M4 en el menú Centro > Administración > Materiales. 
• En la última página, deberá estar la lista de materiales para el Módulo. Asegurarse de mantenerla siempre actualizada.
• En este proceso se deberá también tener en cuenta los siguientes aspectos:
  • Juego completo de carteleras.
  • Repuestos para los papelógrafos.
  • Revisar que los marcadores escriban bien.
  • Formatos administrativos: formularios de registro, fichas de inscripción (para posibles enrolamientos), recibos y material publicitario.
  • Banner de misión.
  • Hidratación.
  • Materiales de oficina para registro: lapiceros, engrapadora, etc.
  • Computadores para registro.
  • Caja chica con dinero en billetes de denominación baja.

Setup y alineamiento 2 (presencial) con seniors Módulo 4:

• Para el setup se deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:
  • Los speakers en la parte frontal, a los lados, de manera equidistante, a la altura del oido y con ambos soportes con la misma apertura de patas y la misma dirección.
  • El cableado de la manera más organizada y estética posible.
  • La consola en el extremo exterior de la mesa de staff, a la derecha de el(la) entrenador(a), dejando espacio suficiente delante de el(la) entrenador(a) suficiente para la laptop.
  • Los receptores de micrófonos a la derecha de la consola.
  • El cableado de la mesa de control de la manera más organizada y estética posible.
  • Las sillas en arco.
  • Sillas exactas para seniors y entrenador(a) en la mesa de staff.
  • Sillas adicionales para los miembros del centro y mesa para la dirección académica.
  • Mesa de materiales detrás del staff.
  • Banner de misión, visión y valores en el lobby del salón, junto a la mesa de registro con sillas suficientes para los(as) registradores(as).
• El alineamiento 2 (presencial) con el staff Módulo 4, lo dirige el(la) entrenador(a) del Módulo 4, la noche anterior al inicio del Módulo.
• En casos excepcionales, se puede realizar muy temprano el mismo día del inicio del Módulo, asumiendo el riesgo de no poder manejar algún imprevisto.
• Para ese fin, la dirección académica ya deberá contar con todos los materiales completos para que el alineamiento se realice al 100%.
• Se revisarán dinámicas, horarios, estado de cada participante y estiramientos.

Enrolamientos durante el Módulo 4:

• Par el ejercicio de enrolamiento, se enviará al grupo WhatsApp del equipo el link de pre inscripción: https://conexionvital.us/pre-inscripcion/ así también se les proporcionará fichas de inscripción físicas.
• Durante el ejercicio, los(as) coordinadores(as) a cargo del fin de semana, realizarán llamadas de bienvenida a cada uno de los enrolados apenas se haya logrado el enrolamiento.
• Para esto deberá ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de inscripciones.
  • En caso el enrolamiento se haya realizado mediante el link, la inscripción figurará en la lista. Se deberá revisar los datos faltantes y proceder a la llamada. En ese caso, el pedido deberá figurar en la inscripción. Si se realizó mediante tarjeta de crédito y el pago fue aceptado por el banco, aparecerá “Pago confirmado por finanzas” en letras verdes debajo del pedido. En caso de Zelle o efectivo, finanzas deberá confirmar la recepción del pago mediante la aplicación móvil o ingresando a Centro > Administración > Finanzas, haciendo clic en el nombre, cambiando el estado a Completado y actualizando el pedido haciendo clic en Actualizar.
  • En caso el enrolamiento se haya realizado mediante formulario físico, se deberá crear una Nueva inscripción manual, ingresando el Precio pactado, la Generación con SOLO EL NÚMERO SIN CEROS ADELANTE, la Fecha del módulo 1, revisando el Local del módulo, seleccionando Sí en CREAR PEDIDO, seleccionando el monto en Seleccione producto, seleccionando Sí en CREAR USUARIO NUEVO, ingresando todos los datos personales, seleccionando Módulo 4 en Enrolado vía, ingresando la generación del Módulo 4 CON 3 DÍGITOS Y CEROS DELANTE, asignando el usuario correspondiente en Asignar usuario enrolador y copiando la encuesta, para finalmente hacer clic en Grabar.
• Al realizar la llamada, esta deberá ser muy amable, dando la bienvenida y corroborando el pago realizado. Comunicar que el área comercial, se estará comunicando con él o ella para pactar el pago del saldo y enviarle la carta de bienvenida con la garantía de satisfacción.

Cierre de taller en el sistema y archivo de documentos físicos:

• Ingresar al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, y buscar el taller a cerrar.
• Es una buena práctica, siempre revisar que los datos del taller, generación y entrenador, sean los correctos; de lo contrario las estadísticas como Tablero de participantes,  Tablero de staff,  Reporte de participantes, Reportes de pase y Estadísticas, estarán equivocadas.
• Asignar el Estatus de cada inscrito:
  • Baja, para las persona que ya no se contactarán; el sistema no los pasará a siguientes talleres.
  • Retoma, para los que asistieron pero no terminaron; quedará como retoma para el historial. NOTA el sistema NO los pasará como prospecto para la siguiente generación; esta operación se deberá hacer MANUALMENTE: Coordinar con el participante que se bajó para inscribirlo en alguno de los próximos M3 como prospecto con las anotaciones pertinentes. Ingresando al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, buscando el Módulo 3 a inscribirlo y haciendo clic en Añadir participante.
  • Devolución, esta opción es solo para el Módulo 1.
  • Backlog, para los que no asistieron: NOTA el sistema NO los pasará como prospecto para la siguiente generación; esta operación se deberá hacer MANUALMENTE: Coordinar con el participante que se bajó para inscribirlo en alguno de los próximos M3 como prospecto con las anotaciones pertinentes. Ingresando al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, buscando el Módulo 3 a inscribirlo y haciendo clic en Añadir participante.
  • Graduado; el sistema les brindará acceso a las áreas pertinentes del mismo y lo añadirá como prospecto en el siguiente Módulo 5 de la misma generación.
• Revisar los pagos, notas de cada inscrito y NO ASIGNAR LÍDER DE GRUPO; este se asigna en la última sección. Si corresponde, revisar estiramiento, canción de vuelo y contrato.
• En la sección final, asignar a cada staff las posiciones que ocuparon, los miembros de su minigrupo y las notas del desempeño. NO ASIGNAR PAX. NI PASE; el sistema lo hará automáticamente.
• Activar la opción Cierre de Módulo y finalmente Grabar.
• Organizar y empaquetar los documentos físicos para su archivo.

TIPS: Pasando el cursor por la esquina superior izquierda de cada inscrito o staff, se puede colapsar la fila. Para colapsar todas las filas hacer clic presionando la tecla shift. Se pueden mover las filas arrastrando los números de la izquierda hacia arriba o abajo. No hacer clic en el símbolo de menos, a la derecha de cada fila, a menos que se quiera borrar la fila. En caso de cometer algún error, mientras que no se grabe, se puede refrescar la página y todos los cambios regresarán al estado de la última grabación.

Leads del Módulo 4:

• Todo enrolamiento requiere tener su ficha de inscripción virtual; por supuesto, esto incluye los realizados durante el Módulo 4. El procedimiento durante el fin de semana incluye que los(as) coordinadores(as) a cargo del fin de semana, hayan realizado llamadas de bienvenida a cada uno de los enrolados.
• El área comercial iniciará las llamadas para acordar fecha y medio de pago del saldo, así como realizar el envío de las cartas de bienvenida con garantía de satisfacción. Para esto deberá ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de inscripciones e ingresar a cada inscripción. En el campo Buscar usuario creado, antes del nombre estará el número de celular, mismo que es su usuario y contraseña.
  • En caso tener saldo pendiente, acordar fecha y método de pago y crear el link. Para esto seleccionar “SÍ” en el campo CREAR PEDIDO y seleccione el producto empezando con M1 y el monto del saldo. Hacer clic en Grabar. En la lista de inscripciones, ingresar nuevamente a la inscripción y copiar el link de pago para enviarlo. Comunicar al prospecto que cuando haga clic en el link, deberá ingresar su usuario y contraseña que es su número de celular en ambos casos. En caso el pago se pacte en efectivo no será necesario enviar el link, mas sí crearlo por efectos contables.
  • En caso de tener un pedido ya pagado, y este no figura en la lista de Pedidos del cliente, se deberá agregar el pedido haciendo clic en Añadir pedido, buscando el pedido y luego haciendo clic en Grabar.
  • En todos los casos, comunicar al prospecto que se le enviará una carta de bienvenida con la garantía de satisfacción y que se le enviará el flyer con las instrucciones días antes del taller.
• Luego de realizada la llamada, se deberán revisar los datos en los campos de la carta automatizada, y proceder al envío. El correo tendrá una copia al correo de el(la) coordinador(a) comercial con el PDF que se deberá reenviar mediante WhatsApp.

Primera reunión con entrenador(a) de Módulo 5:

• 31 días antes del Módulo 5, antes de iniciar las compras y con el staff de servicio ya confirmado, se realiza el primer acercamiento con el(la) entrenador(a) de Módulo 5.
• Se le informará la cantidad esperada de participantes cuyos datos (estiramientos y principales logros) se revisarán en la reunión 2.
• Se revisarán los requerimientos para poder empezar con las compras.
• Se informará de la posible locación y los aspectos geográficos y arquitectónicos de la misma.
• Se le presentarán los candidatos a capitán(a) de servicio; la elección final entre los candidatos aprobados por el(la) entrenador(a) se realizará al día siguiente en la ROE.

Elección de capitán(a) de servicio:

• 30 días antes del Módulo 5, durante la ROE, se elegirá el capitán(a) de servicio entre los candidatos propuestos a el entrenador(a) el día anterior.

Primer alineamiento con staff de servicio de Módulo 5:

• 25 días antes del Módulo 5, se realiza el primer alineamiento con el staff de servicio.
• Se acuerdan las compras que requiere el staff de servicio y la fecha de la siguiente reunión.

Compras y alistamiento de materiales del centro para el Módulo 5:

• Se inicia las compras de los materiales correspondientes al centro acordados en la reunión 1 con entrenador(a).
• Buscar el documento Resumen de flow M5 en el menú Centro > Administración > Materiales. 
• En las últimas páginas se encontrará la lista de compras. Importante mantener actualizado el Resumen de flow con los últimos cambios si los hubiese.