Eventos

Logística Módulo 5:

• Coordinar la compra del pasaje para el(la) entrenador(a) del Módulo 5.
• Confirmar locación para el Módulo 5.

Llamadas de pase al Módulo 5:

• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres y buscar el Módulo 5 correspondiente.
• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Tablero de participantes y revisar los enrolamientos de cada participante para calcular el descuento de USD$50 por cada enrolado efectivo. Filtrar por Taller = “Módulo 1”, Estatus = “Graduado” y buscando en la o las generaciones de Módulos 1 en los que han tenido oportunidad de enrolar durante su proceso. Corroborar con la dirección académica la información, pues podría haber errores en la creación de cada usuario asignando el enrolador.
• Revisar con la dirección académica si hay algún participante que se bajará del proceso.
• Se inicia las llamadas con la información obtenida. 
• Por orden contable, y poder generar los links de pagos de cada prospecto (sin importar el método de pago), durante la llamada o al final de la misma, se creará una ficha digital de inscripción para cada uno de los que sean posibilidad de subirse al Módulo 5; quienes declaren rotundamente que NO o su participación esté observada por la dirección académica, se pueden dejar sin ficha digital (igualmente se puede generar una ficha hasta el día anterior).
• Para el fin anteriormente mencionado, se deberá ingresar en una nueva pestaña a Centro > Listados y estadísticas > Lista de inscripciones, y hacer clic en Nueva inscripción manual.
  • Seleccionar el Módulo 5.
  • Ingresar el precio pactado.
  • Ingresar la generación SIN ceros adelante.
  • Seleccionar la fecha de inicio del Módulo 5.
  • Revisar que el local del Módulo 5 es el correcto (caso contrario corregir).
  • Si ya se sabe cómo lo pagará (total o parcial) se puede generar el pedido seleccionando la opción SÍ en CREAR PEDIDO. En caso contrario, dejar en NO para crear el pedido después.
  • Si se creará el pedido, en la casilla Seleccione producto escribir M5, con lo que aparecerán todas las opciones de pago. Si es parcial, seleccione el monto inicial, y más adelante podrá crear un pedido en la misma inscripción.
  • Seleccione NO en CREAR USUARIO NUEVO, a menos que el prospecto venga de otro centro, con lo cual no tendrá usuario creado en el sistema y se deberá crear uno seleccionando SI y llenando todos sus datos; nombres, apellidos, celular, correo electrónico, género, cómo fue enrolado y qué usuario registrado lo enroló. Sin esos datos NO SE PODRÁ CREAR UN NUEVO USUARIO.
  • Dado que el usuario generalmente está creado, buscarlo en el campo Buscar usuario creado.
  • Clic en Crear inscripción.
  • Buscar el registro recién creado (primero de la lista) y hacer clic sobre el nombre.
  • Copiar el link de pago y enviar al prospecto para su pago AUN CUANDO EL MÉTODO SEA EFECTIVO O ZELLE. En caso de pago con tarjeta, la entidad bancaria automáticamente cambiará el estado del pago a confirmado por finanzas y anotará en la Lista de talleres la anotación. En caso de Zelle o efectivo, la persona encargada de verificar los pagos deberá aprobar el pago desde la aplicación móvil o el menú Administración > Finanzas.
• Comunicar que se enviará la carta de invitación para el Módulo 5 una semana antes del mismo.

Recopilación de reconocimientos Módulo 5:

• Se llamará a cada enrolador(a), o en su defecto a un familiar o amigo íntimo, para que le escriba una carta o envíe un audio de reconocimiento al participante que se está graduando, con los siguientes objetivos:
  • Felicitarlo por los cambios que evidencia durante este último tiempo.
  • Declararle agradecimiento, admiración, amistad o amor.
• En fin, un mensaje positivo, de corta duración (un minuto aproximadamente)
• Para este fin, en caso no tenga enrolador, se puede pedir un contacto de emergencia de la persona más cercana que tenga el participante.
• Todos los materiales deberán estar organizados para mejor entendimiento de el(la) entrenador(a), coordinadores y seniors.

Segundo alineamiento con staff de servicio de Módulo 5:

• 11 días antes del Módulo 5, se realiza el segundo alineamiento con el staff de servicio.
• Se revisa el estado de compras, funciones y recursos conseguidos por el staff de servicio.
• En caso no hayan alcanzado los recursos necesarios, el Centro deberá apoyar con lo faltente.

Segunda reunión con entrenador(a) de Módulo 5:

• 9 días antes del Módulo 5, ya con los participantes prácticamente confirmados, se realiza la segunda reunión con el(la) entrenador(a) de Módulo 5.
• Se revisarán los datos (estiramientos y principales logros) de cada participante para crear el orden de vuelos.
• Se revisarán los requerimientos adicionales en caso de intervenciones especiales a participantes.

Envío de carta de instrucciones Módulo 5:

• Ingresar a Centro > Listados y estadísticas > Lista de invitaciones. 
• Hacer clic en Nueva invitación.
• Ingresar el número de Generación SIN CEROS DELANTE.
• Ingresar el Nombre del equipo, cuidando la ortografía.
• Ingresar la Fecha del M5.
• Ingresar la Dirección punto de encuentro.
• Ingresar la Hora punto de encuentro.
• Revisar si las Instrucciones por defecto están correctas; en caso contrario corregir, añadir o quitar lo que sea naecesario.
• Hacer clic en Grabar.
• Una vez recargada la página, hacer clic en Descargar carta PDF.
• Revisar el PDF y enviar a todo el equipo, asegurándose que cada participante y senior conteste la recepción y lectura del documento.

Instalar entrenador(a) Módulo 5:

• Preparar los viáticos para el(la) entrenador(a) Módulo 5.
• Coordinar transporte Aeropuerto hotel – hotel aeropuerto.

Preparativos para el viaje:

• El viernes en la mañana deberá partir el equipo que se encargará del setup muy temprano:
  • Autos con los sonidos de naturaleza.
  • Todos los materiales y alimentos.
  • Equipos de sonido.
  • Decoración.
• También partirá el staff de servicio, seniors y entrenador(a) con miras a llegar aproximadamente al medio día del viernes.
• El alineamiento se realizará a las 4:00 pm.
• Los transportes para los participantes deberán contar con el audio que se pondrá una hora antes del arribo.

Cierre de taller en el sistema y archivo de documentos físicos:

• Ingresar al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, y buscar el taller a cerrar.
• Es una buena práctica, siempre revisar que los datos del taller, generación y entrenador, sean los correctos; de lo contrario las estadísticas como Tablero de participantes,  Tablero de staff,  Reporte de participantes, Reportes de pase y Estadísticas, estarán equivocadas.
• Asignar el Estatus de cada inscrito:
  • Baja, para las persona que ya no se contactarán; el sistema no los pasará a siguientes talleres.
  • Retoma, para los que asistieron pero no terminaron; quedará como retoma para el historial. NOTA el sistema NO los pasará como prospecto para la siguiente generación; esta operación se deberá hacer MANUALMENTE: Coordinar con el participante que se bajó para inscribirlo en alguno de los próximos M3 como prospecto con las anotaciones pertinentes. Ingresando al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, buscando el Módulo 3 a inscribirlo y haciendo clic en Añadir participante.
  • Devolución, esta opción es solo para el Módulo 1.
  • Backlog, para los que no asistieron: NOTA el sistema NO los pasará como prospecto para la siguiente generación; esta operación se deberá hacer MANUALMENTE: Coordinar con el participante que se bajó para inscribirlo en alguno de los próximos M3 como prospecto con las anotaciones pertinentes. Ingresando al menú Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, buscando el Módulo 3 a inscribirlo y haciendo clic en Añadir participante.
  • Graduado; el sistema les brindará acceso a las áreas pertinentes del mismo. 
• Revisar los pagos, notas de cada inscrito y NO ASIGNAR LÍDER DE GRUPO; este se asigna en la última sección. Si corresponde, revisar estiramiento, canción de vuelo y contrato. ANOTAR A QUIENES SE LES ENTREGÓ MANDIL DE SERVICIO.
• En la sección final, asignar a cada staff las posiciones que ocuparon, los miembros de su minigrupo y las notas del desempeño. NO ASIGNAR PAX. NI PASE; el sistema lo hará automáticamente.
• Activar la opción Cierre de Módulo y finalmente Grabar.
• Organizar y empaquetar los documentos físicos para su archivo.

TIPS: Pasando el cursor por la esquina superior izquierda de cada inscrito o staff, se puede colapsar la fila. Para colapsar todas las filas hacer clic presionando la tecla shift. Se pueden mover las filas arrastrando los números de la izquierda hacia arriba o abajo. No hacer clic en el símbolo de menos, a la derecha de cada fila, a menos que se quiera borrar la fila. En caso de cometer algún error, mientras que no se grabe, se puede refrescar la página y todos los cambios regresarán al estado de la última grabación.

Recopilación de testimonios:

• Luego de cerrar el Módulo 5, los participantes tendrán acceso a la sección Tu testimonio en su perfil de usuario.
• Llamar a cada uno de los graduados de Módulo 5 para pedirles el compromiso de enviar su testimonio:
  • Lo pueden hacer ingresando con su usuario y contraseña buscando la sección Tu testimonio, o si lo prefieren enviando la información por WhatsApp:
    • El testimonio es libre; pueden guiarse de algunos testimonios publicados en https://conexionvital.us/testimonios_participantes/. Comunicar que los errores ortográficos serán corregidos y que, en lo posible, sea algo que enrole a quienes visitan la página web.
    • La foto deberá ser en formato HORIZONTAL, de buena calidad y será recortada al doble de ancho que el alto. Esto último dado que es el formato de posts de Facebook.
  • Si lo envían mediante su usuario, el(la) coordinador(a) deberá ingresar a Centro > Correo y mensajes > Mensajes, y revisar los mensajes en búsqueda de testimonios.
  • Para publicar testimonios el(la) coordinador(a) deberá ingresar a Centro > Administración > Publicar testimonios, y llenar la información: nombres y apellidos, ocupación en el campo Sub título, la parte más impactante en el campo Resumen, el testimonio completo y corregido en el campo Testimonio y la foto recortada en Subir imagen. Hacer clic en Grabar.
• Comunicar que se le enviará un link para que respondan una breve encuesta respecto a su proceso: https://conexionvital.us/encuesta-m5/

Confirmación de staff de servicio:

• Durante el domingo del Módulo 5, se entregaron mandiles a algunos participantes, mismos que quedaron con la anotación en el proceso de cierre en el sistema del Módulo 5: Centro > Listados y estadísticas > Lista de talleres, y buscar el Módulo 5 ya cerrado.
• Se inicia las llamadas de confirmación del compromiso. En caso no elija el compromiso, el participante deberá enrolar algún compañero(a) para que lo reemplace y hacerle llegar el uniforme.
• Realizar la anotación en Notas.